KassaMitgliederbeiträge einziehen,
ohne den Abend zu verlieren.
Kassanova ist die Vereinskasse, die mitzählt: Sie erstellt die QR-Rechnungen für alle Mitglieder in einem Durchgang, mahnt automatisch, wer nicht zahlt, und erkennt am Kontoauszug, wer bezahlt hat — auch dann, wenn die Mutter für den Sohn überweist.
Keine Kreditkarte nötig. Bezahlt wird später per Rechnung.
Der Einwand
«Wir haben schon etwas»
Das ist die häufigste Rückmeldung, und meistens stimmt sie. Die Frage ist nur, was ihr habt — denn die drei üblichen Antworten bedeuten sehr Verschiedenes.
Eine Buchhaltung (Banana, Excel, Papier)
Die bucht euer Geld — richtig und gut. Sie schreibt aber keine QR-Rechnung an 180 Mitglieder, sie sagt euch nicht, wer von ihnen bezahlt hat, und sie mahnt niemanden. Genau diese drei Schritte liegen dazwischen, und genau die macht heute jemand von Hand. Kassanova nimmt sie ab und gibt euch am Ende die Buchungssätze, die eure Buchhaltung einliest.
Eine Excel-Liste und das E-Banking
Das funktioniert — bis zu dem Abend im Februar, an dem ihr zweihundert Kontobewegungen mit einer Namensliste vergleicht und bei jedem zweiten Kind der Nachname der Mutter danebensteht. Kassanova ordnet über die Referenz auf der Rechnung zu, nicht über den Namen.
Eine Vereinssoftware (ClubDesk, Webling, Fairgate)
Dann braucht ihr uns nicht. Diese Programme können den Beitragseinzug, und wer schon damit arbeitet, gewinnt durch einen Wechsel nichts. Das ist keine Bescheidenheit, sondern die ehrliche Antwort — es kostet euch weniger Zeit, das hier zu lesen, als ein Gespräch, das zu nichts führt.
Der Rechnungslauf
Ein Klick, und jedes beitragspflichtige Mitglied hat seine QR-Rechnung — mit Begleitbrief und Zahlteil auf einem Blatt. Der Lauf lässt sich gefahrlos wiederholen: bestehende Rechnungen werden übersprungen, niemand bekommt zwei.
Das Mahnwesen
Drei Stufen mit Fristen, die ihr selbst festlegt. Die erste ist eine freundliche Erinnerung ohne Gebühr — im Verein kennt man sich, und die meisten haben schlicht vergessen zu zahlen.
Der Zahlungsabgleich
Kontoauszug aus dem E-Banking hochladen, fertig. Zugeordnet wird über die Referenz, nicht über den Namen. Was sich nicht zuordnen lässt, landet auf einer Liste — statt still zu verschwinden.
Preis
Was kostet euch der Beitragseinzug?
Schiebt auf eure Mitgliederzahl. Gerechnet wird mit Zeiten, die jeder Kassier kennt.
Rund 6,5 Stunden im Jahr. Zeit, die jemand ehrenamtlich leistet.
Womit gerechnet wird
- 90 Sekunden pro Rechnung — Betrag heraussuchen, Einzahlungsschein ausfüllen, Brief bereitmachen.
- 30 Sekunden pro Zahlung — im Kontoauszug suchen, Namen vergleichen, in der Liste abhaken.
- Jedes fünfte Mitglied zahlt nicht rechtzeitig und braucht eine Erinnerung, nochmals 90 Sekunden.
- Mit Kassanova bleiben der Rechnungslauf, das Hochladen des Kontoauszugs und der Mahnlauf — rund 25 Minuten, unabhängig von der Mitgliederzahl. Dazu kommt die Zeit für die Fälle, die sich nicht zuordnen lassen.
Die Zahlen sind Schätzungen und sollen es auch bleiben. Wer sie für zu hoch hält, darf sie halbieren — der Unterschied bleibt derselbe.
Selber ausprobieren
Mit eurem Verein ausprobieren
Tragt euren Vereinsnamen ein und schaut zu. Die Rechnung rechts entsteht in dem Moment neu, in dem ihr tippt — mit gültiger Referenz und lesbarem QR-Code.
Die Kontonummer bleibt die öffentliche Beispiel-IBAN aus den Schweizer Vorgaben. Auf diese Rechnung kann niemand Geld überweisen — auch ihr nicht.
Der Ablauf
So sieht ein Vereinsjahr aus
- Einrichten Mitgliederliste aus Excel hochladen, Beitragskategorien anlegen, IBAN eintragen. Einmalig, danach nie wieder.
- Rechnungslauf Alle Mitglieder bekommen ihre QR-Rechnung, per E-Mail oder zum Ausdrucken. Ein Klick, und gefahrlos wiederholbar.
- Zahlungen einlesen Kontoauszug aus dem E-Banking hochladen, wann immer es passt. Wer bezahlt hat, wird automatisch abgehakt.
- Mahnlauf Für alle, die noch offen sind — mit derselben Referenz wie auf der ursprünglichen Rechnung.
Zwischen April und Dezember steht in dieser Übersicht nichts. Das ist keine Lücke, sondern der Punkt: Ausser dem gelegentlichen Kontoauszug gibt es dann nichts mehr zu tun.
Zahlungseingang
Wer hat bezahlt? Der Kontoauszug weiss es nicht.
So sieht ein Auszug aus dem E-Banking aus. Kein einziger Name stimmt mit der Mitgliederliste überein. Tippt auf eine Zeile.
Zugeordnet wird nicht über den Namen, sondern über die Referenz, die auf der Rechnung steht und bei der Überweisung mitwandert. Deshalb findet Kassanova auch die Zahlung, die ein Elternteil für sein Kind macht — der Fall, an dem Handarbeit scheitert.
Jahresabschluss
Und am Ende des Jahres: der Bericht für die Revision
Jeder Verein muss einmal im Jahr Rechenschaft ablegen. In den meisten zählt der Kassier dafür von Hand zusammen — Bestand, Sollbeiträge, Eingänge, Offenes. Das ist ein Abend Arbeit und die Stelle, an der Fehler passieren.
- Bestand am 1.1. und 31.12., Ein- und Austritte
- Sollbeiträge je Kategorie, Anzahl mal Betrag
- Verrechnet, eingegangen, Differenz
- Offene Posten mit Namen, Fälligkeit und Mahnvermerk
- Wer beitragspflichtig war und trotzdem nie eine Rechnung bekam
- Zwei Linien zum Unterschreiben
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Das ist der stille Fehler eines Vereinsjahrs: Es fehlt Geld, das niemand vermisst, weil es niemand erwartet hat.
Erfundener Verein, echte Rechnung: erzeugt von derselben Stelle, die auch euren Bericht macht.
Warum kein Bankanschluss
Andere Programme wollen sich direkt mit eurer Bank verbinden. Das verlangt einen Vertrag mit jedem einzelnen Institut — und wer diesen Zugang vergibt, kann ihn auch wieder wegnehmen.
Kassanova liest stattdessen die camt.053-Datei, die euch jedes E-Banking ohne Nachfrage herausgibt. Aus demselben Grund reicht ein ganz normales Vereinskonto: eine QR-IBAN, für die ihr bei der Bank vorsprechen müsstet, braucht ihr nicht.
Fragen
Was ein Vorstand vorher wissen will
Was passiert mit unseren Mitgliederdaten?
Sie gehören euch. Der Verein bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich, Kassanova bearbeitet sie nur in eurem Auftrag — das ist in der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung geregelt, die ihr eurem Vorstand vorlegen könnt. Die Server stehen in den Niederlanden, innerhalb der EU. Es gibt keine Werbenetzwerke, kein Tracking, keine Weitergabe.
Und wenn wir wieder aufhören?
Dann kommt ihr weiterhin an alles heran. Läuft das Abonnement aus, könnt ihr keine neuen Rechnungen mehr erzeugen — aber eure Mitgliederliste, eure Belege und sämtliche PDF bleiben einsehbar und herunterladbar. Eure Daten sind kein Druckmittel. Das steht so auch in den Nutzungsbedingungen.
Brauchen wir ein spezielles Bankkonto?
Nein. Euer bestehendes Vereinskonto genügt. Kassanova arbeitet mit der Creditor Reference nach ISO 11649 statt mit der QR-Referenz — die bräuchte eine QR-IBAN und damit eine Sondervereinbarung mit eurer Bank, die kaum ein Verein hat.
Wir haben die Liste in Excel. Müssen wir alles abtippen?
Nein. Die Excel-Datei wird hochgeladen und eingelesen. Stimmt in einer Zeile etwas nicht, wird gar nichts übernommen und ihr bekommt alle Beanstandungen mit Zeilennummer auf einmal — ein halb eingelesener Mitgliederbestand wäre schlimmer als gar keiner.
Wer haftet, wenn eine Rechnung falsch ist?
Ihr seid für die erfassten Daten verantwortlich, insbesondere für IBAN, Adressen und Beträge, und solltet die Rechnungen vor dem Versand prüfen. Die Haftung des Anbieters ist in den Nutzungsbedingungen geregelt.
Wer steckt dahinter?
Eine einzelne Person aus Kloten, kein Unternehmen mit Verkaufsabteilung. Das heisst auch: Wenn ihr eine Frage habt, antwortet die Person, die die Software geschrieben hat. Wer das ist, steht im Impressum.
Ausprobieren kostet nichts
Kein Kartenzahlungsformular, keine automatische Verlängerung. Ihr legt euren Verein an, ladet die Mitgliederliste hoch und schaut, ob es euch den Abend spart.